Chữ ký số có lẽ đã là một khái niệm quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên lại chưa được sử dụng rộng rãi bởi người dùng cá nhân. Vậy chữ ký số là nhân là gì, người dùng cần biết những gì về chữ ký số cá nhân? Hãy cùng Mãnh Long Phát tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong trường hợp:

• Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,…
• Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…

Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số. Chứng thư số cá nhân có tác dụng xác thực danh tính của người ký, có giá trị tương đương với chứng minh thư/căn cước công dân của mỗi người dùng trong môi trường số.

Thông tin trong chứng thư số cá nhân bao gồm:

• Tên của người đăng ký chứng thư số, số CMND / CCCD, MST cá nhân.
• Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Đối tượng sử dụng

Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký số đều có thể đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và sử dụng tương đương với chữ ký tay của mình.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân

Theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT thì:

• Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực pháp luật tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
• Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số dành cho cá nhân

Mặc dù chưa được sử dụng rộng rãi do thói quen ký tay truyền thống của người Việt vẫn còn tồn tại, tuy nhiên chữ ký số cá nhân lại có vô số ưu điểm nổi bật, xứng đáng được xem xét và đưa vào sử dụng trong đời sống hàng ngày:

• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: Thay vì phải chờ văn bản giấy được vận chuyển giữa các phòng ban trong công ty, hay giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp thì việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần 1 thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
• Giảm thiểu chi phí hành chính: Việc in tài liệu ra giấy để trình ký sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ nếu số lượng tài liệu lớn. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì việc tối thiểu chi tiêu luôn là bài toán được ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.
• Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng: Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng “rảnh tay” hơn khi chỉ cần xem tài liệu trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Việc này còn giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu hơn, đồng thời tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
• Ký duyệt mọi lúc mọi nơi: Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với 1 chiếc điện thoại có ứng dụng chữ ký số.

5. Các loại chữ ký số cá nhân, nhà cung cấp và ứng dụng cụ thể

Hiện nay, chữ ký số cá nhân cũng tương tự như chữ ký số doanh nghiệp, có các loại như dùng USB Token, dùng Sim, và dùng trên Mobile.

Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số như FPT-CA, Viettel-CA, Misa-CA, CA2 (Nacenncom) đều có những giải pháp dành cho cá nhân ký số trên Cổng đăng ký kinh doanh, Dịch vụ công quốc gia, Dịch vụ công kho bạc nhà nước,…….