Hiện nay, 100% doanh nghiệp đang sử dụng chữ ký số nhưng chưa tận dụng hết chức năng tiện lợi của chúng. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, Mãnh Long Phát sẽ hướng dẫn doanh nghiệp và kế toán cách sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử đúng chuẩn theo quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ được ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không thuộc nhà nước được khuyến khích thực hiện theo các quy định áp dụng trong Thông tư này.

1. Về hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số trên văn bản điện tử

1.1. Đối với doanh nghiệp

– Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số doanh nghiệp phải là mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp. Dù là hình ảnh nhưng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với con dấu, nên kích thước hình ảnh đại diện phải bằng với kích thước thật của con dấu ở ngoài đời và được lưu dưới định dạng đuôi .png (Portable Network Graphics).

– Thông tin chữ ký số: Chữ ký số hợp lệ phải hiển thị đầy đủ tên doanh nghiệp/tổ chức/cơ quan, thời gian ký (ghi cụ thể ngày tháng năm, giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).

1.2. Đối với cá nhân

– Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số của mỗi cá nhân là chữ ký tay của người ký, có màu xanh, được lưu và hiển thị dưới định dạng đuôi .png.

– Thông tin chữ ký số: Chữ ký số cá nhân không yêu cầu thông tin của người ký nên chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là có thể sử dụng được.

2. Về vị trí của chữ ký số trên văn bản điện tử

Đối với chữ ký số cá nhân, cách thức ký sẽ đơn giản tương tự như khi ký trên văn bản giấy. Người dùng có trách nhiệm đặt chữ ký số tại vị trí được yêu cầu ký bằng thẩm quyền của mình.

Còn đối với chữ ký số doanh nghiệp, vị trí của chữ ký số cần tuân thủ theo các nguyên tắc như sau:

• Đối với văn bản nhận (văn bản đến) dưới dạng điện tử đã được ký số bởi bên phát hành văn bản, doanh nghiệp, cơ quan sẽ không cần phải ký số.

• Đối với văn bản nhận là dạng giấy nhưng được điện tử hóa thành văn bản số thì doanh nghiệp, cơ quan sẽ ký số ở góc trên bên phải tại trang đầu tiên của văn bản.

• Đối với văn bản gửi (văn bản đi) có đầy đủ chữ ký số cá nhân của lãnh đạo lẫn chữ ký số doanh nghiệp/cơ quan: chữ ký số doanh nghiệp/cơ quan sẽ được ký đè lên 1 khoảng có tỷ lệ bằng 1/3 chữ ký số cá nhân của lãnh đạo về phía bên trái.

• Đối với văn bản gửi được điện tử hóa từ văn bản giấy đã có chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan: chữ ký số doanh nghiệp/cơ quan sẽ được ký ở góc trên cùng bên tay phải của trang đầu tiên trong văn bản.

Mẫu các chữ ký số trên văn bản trong từng trường hợp

3. Quy trình ký số trên văn bản điện tử

3.1. Đối với văn bản gửi

– Mọi văn bản mà doanh nghiệp, cơ quan gửi đi phải được ký số trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

– Nếu văn bản gửi là văn bản điện tử thì phải có đầy đủ đồng thời chữ ký số cá nhân của lãnh đạo doanh nghiệp/cơ quan và chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan đó. Còn nếu văn bản gửi là văn bản giấy được điện tử hóa thì chỉ cần có chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan phát hành văn bản.

– Chữ ký số được ký trên văn bản phải đảm bảo chính xác về mặt hình thức và thông tin như đã hướng dẫn trong mục 1 phía trên.

Lưu ý: Thời gian hiển thị trên chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan phải trùng khớp với thời gian mà văn bản được ban hành.

3.2. Đối với văn bản nhận

– Mọi văn bản mà doanh nghiệp, cơ quan nhận được phải được ký số trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

– Các cơ quan, đơn vị địa phương có quyền không tiếp nhận các văn bản điện tử chưa được ký số theo quy định. Đồng thời phải có trách nhiệm thông báo về nơi văn bản được gửi đi về việc từ chối tiếp nhận văn bản nhằm kiểm tra, rà soát để không bị thiếu sót trong khâu phát hành văn bản.

– Đối với văn bản nhận là văn bản đã được điện tử hóa và ký số bởi doanh nghiệp/cơ quan phát hành:

Doanh nghiệp/cơ quan nhận văn bản phải kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT.

Nếu kiểm tra thấy chứng thư số hợp lệ thì văn bản sẽ được tiếp nhận và cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Nếu chữ ký số không hợp lệ hoặc không đúng thông tin trên văn bản thì phải thông báo cho doanh nghiệp/cơ quan gửi văn bản để tiến hành giải quyết.

Mẫu ký số hợp đồng điện tử gửi cho khách hàng và cơ quan Thuế

– Đối với văn bản nhận là văn bản giấy:

Doanh nghiệp / Cơ quan nhận văn bản sẽ điện tử hóa văn bản đã được ký trên giấy (Scan), sau đó ký số bằng chữ ký số của Doanh nghiệp / Cơ quan lên trước khi nhập văn bản đó vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Hình thức, thông tin và vị trí của chữ ký số phải được làm theo đúng hướng dẫn đã quy định phía trên.