Hóa đơn điện tử (HĐĐT) giúp việc đăng ký, sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp (DN) được thuận lợi. Đồng thời, HĐĐT được đánh giá là mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả đối với hoạt động của DN. Tuy nhiên, khi mới sử dụng HĐĐT, DN không tránh khỏi những khó khăn, vướng mắc.

So Sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Điều kiện cần và đủ

HĐĐT phù hợp với hầu hết quy mô DN, từ lớn cho tới nhỏ, DN chỉ cần hội đủ 6 điều kiện để tiến hành khởi tạo và sử dụng HĐĐT một cách nhanh chóng.

Các điều kiện gồm: DN, tổ chức kinh tế đang có giao dịch điện tử với cơ quan thuế như kê khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử…; DN có thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng, có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking…; DN sở hữu chữ ký số, chữ ký điện tử hợp lệ, có giá trị pháp lý trước pháp luật; DN sở hữu cơ sở hạ tầng đầy đủ để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi HĐĐT như máy vi tính có kết nối mạng internet và một số thiết bị điện tử khác, có hệ thống cơ sở lưu trữ dữ liệu HĐĐT.

Cùng với đó, DN phải sở hữu đội ngũ nhân viên có đủ trình độ, khả năng để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng HĐĐT theo quy định của pháp luật; DN sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo rằng mọi thông tin dữ liệu liên quan tới HĐĐT sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán thời điểm bắt đầu khởi tạo hóa đơn.

“Bên cạnh đó, để việc sử dụng được tối ưu hóa, DN nên đảm bảo sở hữu quy trình sao lưu – khôi phục – lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các chuẩn mực về hệ thống thông tin; đồng thời nên chắc chắn rằng khi xảy ra sự cố bất ngờ, mọi dữ liệu đều có thể sao lưu trực tuyến”

Xử lý những vướng mắc thường gặp

Chia sẻ về những vướng mắc trong khởi tạo, phát hành, quản lý và sử dụng HĐĐT, ông Vũ Xuân Quyết – Trưởng phòng Tin học, Cục Thuế Bắc Ninh cho biết, khi triển khai sử dụng HĐĐT, DN thường gặp phải hai vấn đề cơ bản. Đó là, vướng mắc về điều kiện áp dụng HĐĐT và vướng mắc về khởi tạo, phát hành, quản lý và sử dụng HĐĐT.

Theo ông Quyết, vướng mắc về điều kiện áp dụng HĐĐT thường thấy là: DN không đáp ứng đủ các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn; DN không đáp ứng đủ các điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT; vi phạm quy định về các nội dung bắt buộc của HĐĐT.

Đề cập tới vướng mắc về thủ tục khởi tạo, phát hành, quản lý và sử dụng HĐĐT, ông Vũ Xuân Quyết đã đưa ra một số trường hợp cụ thể và cách khắc phục mà DN có thể sẽ gặp phải. Cụ thể, tại trường hợp thứ nhất, trong hoạt động kinh doanh, DN tạo lập HĐĐT nhưng chưa giao hóa đơn cho khách hàng, chưa giao hàng hóa nhưng đã phát hiện ra sai sót. Ông Quyết cho biết, trong trường hợp này, người bán thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống, sau đó lập hóa đơn mới bình thường giao cho khách hàng.

Ông Quyết cho biết thêm, Cục Thuế Bắc Ninh cũng đã nhận được nhiều câu hỏi với nội dung như: “DN đã lập HĐĐT và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong đó, người bán hàng và người mua hàng chưa thực hiện kê khai thuế và có yêu cầu trả lại hàng hóa hoặc phát hiện ra sai sót về mã số thuế, hoặc trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa. Vậy, trường hợp này được xử lý ra sao?

Ở trường hợp này, đại diện Cục Thuế Bắc Ninh cho biết cách xử lý: Hai bên lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận, ghi rõ lý do sai mã số thuế hoặc trả một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, sau đó hai bên cùng ký xác nhận.

Cùng với đó, người bán tiến hành thu hồi lại hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT bị sai (bản giấy) để gạch chéo xóa bỏ, thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống theo đúng quy định. Đồng thời, khi lập HĐĐT mới giao cho khách hàng phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày, tháng, năm”. Không thực hiện khai thuế đối với HĐĐT bị hủy; chỉ kê khai HĐĐT thay thế.

Về phía người mua, nếu là tổ chức có sử dụng hóa đơn thì xuất kho trả lại hàng hóa cũ, lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ lý do xuất trả lại hàng hóa. Nếu là cá nhân hoặc tổ chức không sử dụng hóa đơn thì trả lại hàng hóa (nếu có), trả lại hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT bị sai (bản giấy).

Chia sẻ với thêm với phóng viên, ông Quyết cho biết, nhiều DN cũng gặp phải trường hợp HĐĐT đã được lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, tuy nhiên HĐĐT đã giao cho bên mua có sai sót. Để giải quyết vướng mắc này, ông Quyết cho biết: Hai bên tiến hành lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận, ghi rõ lý do sai sót hoặc trả lại hàng hóa (nếu có) sau đó hai bên cùng ký xác nhận.

Đồng thời, căn cứ vào HĐĐT điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh thuế vào mục II – thuế GTGT (hàng hóa, dịch vụ bán ra) tại kỳ phát sinh trả lại hàng hóa, đồng thời hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

Cùng với đó, người bán thực hiện thu hồi lại hóa đơn chuyển đổi HĐĐT bị sai (bản giấy) để gạch chéo xóa bỏ. Sau đó, lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn trước đó. Lập hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp trả lại hàng hóa một phần hoặc toàn bộ, từ chối thanh toán dịch vụ: HĐĐT lập sau ghi rõ điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số…, ký hiệu…

Còn đối với người mua, nếu người mua là tổ chức có sử dụng hóa đơn thì xuất kho trả lại hàng hóa, lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ lý do xuất trả lại hàng hóa; điều chỉnh kê khai thuế đầu vào tại kỳ phát sinh trả hàng hóa.

Đối với người mua hàng là cá nhân, tổ chức không sử dụng hóa đơn thì trả lại hàng hóa, trả lại hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT bị sai (bản giấy).