Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thời đại công nghệ 4.0 cũng như chiến lược phát triển Chính phủ điện tử, hóa đơn điện tử đang là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp Việt Nam những năm gần đây. Hóa đơn điện tử đang từng bước thay thế hóa đơn truyền thống, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần hiện đại hoá công tác hạch toán kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao tính bảo mật và hỗ trợ các Cơ quan chức năng trong công tác quản lý hóa đơn.

Theo dự báo của ngành tài chính, đến năm 2020, 90% doanh nghiệp Việt Nam sẽ phải sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử để thay thế cho hoá đơn giấy truyền thống. Chỉ tính riêng đến cuối tháng 1 năm 2018, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã đạt con số gần 3.000 đơn vị (theo thông tin của Tổng cục Thuế).

Sở dĩ hóa đơn điện tử ngày càng được các doanh nghiệp hưởng ứng tích cực là bởi hệ thống này mang lại các lợi ích như sau:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản hơn so với hóa đơn giấy;

• Giảm thiểu rủi ro thất lạc hoá đơn trong quá trình giao dịch mua, bán hàng hoá;

• Tự động hóa quá trình cập nhật thông tin và khởi tạo hóa đơn: Tất cả thông tin trên hóa đơn điện tử được tự động cập nhật vào hệ thống quản lý sau 1 lần nhập liệu, góp phần đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu được sai sót trong việc tạo hóa đơn cũng như công tác khai báo thuế.

• Cập nhật nhanh chóng, chính xác và đầy đủ thông tin hóa đơn, doanh số bán hàng, … phục vụ hữu hiệu cho công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau.

Không chỉ vậy, việc ứng dụng hệ thống hóa đơn điện tử cũng góp phần hỗ trợ đắc lực cho các Cơ quan quản lý Nhà nước như:

• Giúp ngành thuế kiểm soát quá trình tạo, lập và phát hành hoá đơn của người nộp thuế;

• Hỗ trợ hiệu quả cho công tác đối chiếu, xác minh hoá đơn để phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp.

• Giảm nguy cơ làm giả hoá đơn vì mọi thông tin về hóa đơn đã phát hành, loại hóa đơn sử dụng có thể tra cứu được thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.

Nếu như các loại hóa đơn giấy thông thường con dấu và chữ ký của Người có chức vụ / Người đại diện pháp luật trong công ty là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của hóa đơn thì đối với hóa đơn điện tử, chữ ký số có vai trò xác thực và bảo đảm hiệu lực pháp lý của hóa đơn trên môi trường điện tử. Nói theo cách khác thì chữ ký số thay thế cho con dấu của doanh nghiệp trong hóa đơn điện tử. Đồng thời chữ ký số cũng đảm bảo được tính xác thực của dữ liệu khi bên bán gửi tới bên mua hay gửi đến cơ quan thuế. Do vậy, chữ ký số là thành phần không thể thiếu, có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển và vận hành hệ thống hóa đơn điện tử.

Công ty TNHH Mãnh Long Phát cam kết mang lại cho khách hàng các giải pháp ứng dụng chữ ký số trong tổ chức, doanh nghiệp trong văn thư điện tử, giải pháp hóa đơn điện tử iVAT, quản trị doanh nghiệp điện tử, thương mại điện tử, … với chất lượng dịch vụ tốt nhất, tiết kiệm chi phí và mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng / đối tác.

Một số định nghĩa:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Chữ ký số là một dạng chữ ký trong đó các thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, dữ liệu) nhằm xác định chủ của dữ liệu đó.