Ngày 17/05/2019, tỉnh Đồng Nai tổ chức Hội nghị triển khai Quyết định 28/2018/QĐ-TTg và Thông tư 01/2019/TT-BNV về quản lý gửi nhận văn bản điện tử. Đây là bước tiến mạnh mẽ và tất yếu trong xây dựng chính phủ điện tử tại địa phương, cải tiến phương pháp điều hành, nâng cao hiệu quả xử lý công việc.

Việc gửi nhận văn bản điện tử sơ khai đã được triển khai tại tỉnh Đồng Nai từ năm 2014 qua hệ thống quản lý văn bản điện tử do các đơn vị, địa phương chủ động xây dựng và triển khai. Từ năm 2017, tỉnh đã triển khai trục liên thông gửi nhận văn bản điện tử giữa các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Việc sử dụng văn bản điện tử đã cho thấy một số hiệu quả nhất định về tiết kiệm chi phí, thay đổi bước đầu cách thức xử lý công việc trên môi trường điện tử của đội ngũ công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, tính pháp lý của văn bản điện tử vẫn chưa được quy định chặt chẽ, dẫn đến việc gửi nhận văn bản điện tử chưa được toàn diện và phát huy hết hiệu quả.

Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới thay văn bản giấy: thay đổi tư duy, cách thức làm việc kiểu cũ và đặc biệt nâng cao tốc độ, hiệu quả xử lý công việc. Đồng thời, Bộ Nội vụ cũng đã ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV và thông tư số 02/2019/TT-BNV hướng dẫn quy trình quản lý văn bản đi – đến, lưu trữ tài liệu điện tử.

Trên cơ sở đó, tỉnh Đồng Nai đã ban hành Kế hoạch số 5206/KH-UBND triển khai các nhiệm vụ trọng tâm để thực hiện hiệu quả công tác gửi nhận văn bản trên địa bàn tỉnh, mở rộng đối tượng sử dụng văn bản điện tử từ cơ quan nhà nước đến các đơn vị sự nghiệp, công ty nhà nước… Cụ thể: ban hành các quy định cần thiết phù hợp với thực tiễn quản lý địa phương, chuẩn hóa, nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin (cấp phát chữ ký số, phần mềm, an ninh thông tin…), tập huấn nghiệp vụ, kĩ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức… Đặc biệt, tỉnh Đồng Nai đã bước đầu triển khai quản lý điều hành công việc, quản lý văn bản trên đa thiết bị: máy tính, điện thoại di động và tablet, cho phép ký duyệt văn bản bằng sim CA.

Tại Hội nghị một số đơn vị cung cấp công nghệ quản lý văn bản đã trình bày các giải pháp phần mềm quản lý văn bản, công việc đáp ứng các quy định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, thông tư số 01/2019/TT-BNV và mở ra nhiều tính năng mới tạo thuạn lợi cho người dùng.

Phát biểu tại Hội nghị, đồng chí Trần Văn Vĩnh – Phó Chủ tịch UBND tỉnh nhấn mạnh tính tất yếu của việc thực hiện quản lý văn bản điện tử. Để đẩy nhanh việc triển khai Kế hoạch của tỉnh, đồng chí Trần Văn Vĩnh yêu cầu mỗi đơn vị, địa phương cần xây dựng các kế hoạch, nắm rõ các nhiệm vụ, mục tiêu để chủ động thực hiện tại đơn vị. Song song với đó cần có sự chuyển đổi tư duy, hiện đại hóa cách thức làm việc từ lãnh đạo đến các chuyên viên: xử lý kịp thời, nhanh chóng công việc, loại bỏ tình trạng ngâm hồ sơ, tư duy giấy tờ. là Tuy nhiên, đồng chí Trần Văn Vĩnh cũng lưu ý công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin để phát huy được toàn diện hiệu quả của văn bản điện tử. Đồng thời, đồng chí cũng khuyến khích sự tham gia của các đơn vị sự nghiệp giáo dục, y tế, các công ty nhà nước vào việc gửi nhận văn bản điện tử, hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số.