Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. HĐĐT phải đáp ứng các quy định được quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

– HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của doanh nghiệp đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– HĐĐT phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.

– Các loại HĐĐT bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng… các phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng thực thu cước… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ hoặc truyền bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT.

Cơ sở pháp lý về HĐĐT và thủ tục đăng ký phát hành HĐĐT

– Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (Còn hiệu lực đến: 31/10/2020)

– Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về HĐĐT khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.

– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế GTGT và quản lý thuế tại Nghị định số12/2015/NĐ-CP NGÀY 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.

– Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Điều kiện sử dụng HĐĐT

– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Những lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử

Riêng với doanh nghiệp, sử dụng HĐĐT sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Khi sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp phải đầu tư trang thiết bị ban đầu để có thể kết nối với cơ quan thuế hoặc phải trả phí cho tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế hoặc phải trả phí cho cơ quan thuế nếu sử dụng HĐĐT có mã xác thực, nhưng vẫn giảm được 40 – 60% so với chi phí sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Dưới đây là một số lợi ích khi áp dụng HĐĐT:

Tiết kiệm chi phí:

– In hóa đơn (chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy).

– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail).

– Lưu trữ hoá đơn (lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ).

Dễ dàng quản lý:

– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu.

– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn.

– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của các công ty.

– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý thuế.

– Góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

Thuận tiện sử dụng:

– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn.

– Dễ dàng trong việc lưu trữ.

– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn.

– Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ.

– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh trong doanh nghiệp.

– Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử.

– Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.

Những khó khăn khi áp dụng HĐĐT

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐĐT cũng tồn tại những khó khăn như: doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của hóa đơn điện tử.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng HĐĐT là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;

– Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;

– Tổ chức khác;

– Hộ, cá nhân kinh doanh.

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn ví dụ như điện, nước, viễn thông, truyền hình

– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều tỉnh/thành phố

– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều tỉnh/thành phố

– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế.

Quy trình phát hành HĐĐT

– Đăng ký phát hành với cơ quan thuế.

– Khởi tạo hóa đơn điện tử.

– Phát hành hóa đơn điện tử.

Thời điểm áp dụng HĐĐT cho doanh nghiệp

Thời điểm bắt buộc áp dụng HĐĐT theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018 về HĐĐT:

• Từ ngày 01/11/2020:

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định. Cũng từ ngày này Nghị định 51/
2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.5

• Từ ngày 01/11/2018 – ngày 31/10/2020:

– Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.

– Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng HĐĐT thì phải áp dụng HĐĐT. Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng HĐĐT thì được phép sử dụng Hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định số51/2010/NĐ-CP.

– Trường hợp doanh nghiệp đã đặt in; thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn in tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định của Nghị định số51/2010/NĐ-CP.

• Trước ngày 01/11/2018:

– Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành HĐĐT hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

• Trường hợp đặc biệt:

– Cơ sở giáo dục, y tế công lập đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục được sử dụng và chuyển đổi theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị viết sai, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác, hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống, công ty sẽ lập Biên bản thu hồi hóa đơn hoặc điều chỉnh hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.