“Hóa đơn điện tử” là một cụm từ thường gặp đối với các doanh nghiệp hiện nay. Có thể nói đây là một “hiện tượng” gây ấn tượng mạnh đối với các doanh nghiệp bởi chính lợi ích và hiệu quả mà HĐĐT mang đến cho mỗi tổ chức.
Song không phải ai cũng hiểu rõ về Hóa đơn điện tử, sau đây là một số câu hỏi thường gặp đối với hóa đơn điện tử và những giải đáp.
1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử
Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận
Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử
1.1. Các văn bản do Chính phủ ban hành về hóa đơn điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2005.
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy), hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy), hóa đơn điện tử
Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
1.2. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành
– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?
Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
Quá trình thanh toán nhanh hơn
Góp phần bảo vệ môi trường
3. Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép…)
– Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
– Hiện tại mẫu hoá đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hoá đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm.
4. Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không? Có cách được hoá đơn không?
Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.
5. Người mua lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Có phải in ra giấy rồi lưu như hóa đơn bình thường không?
– Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
– Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.
6. Hóa đơn điện tử có cần in ra File cứng để Doanh nghiệp lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan Thuế có yêu cầu Doanh nghiệp in ra File cứng không?
– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.
– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.
7. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?
– Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
– Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của Hóa đơn điện tử giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.
– Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
– Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
Chống từ chối bởi người ký.
Đảm bảo tính toàn vẹn của Hóa đơn điện tử trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.
– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
8. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?
Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
Giải nén file .zip vừa tải về
Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
9. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
>>> Khách hàng cần cài đặt phần mềm Foxit Reader, Adobe Reader,… để xem hóa đơn điện tử có dạng file PDF.
10. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.
11. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
Tiền mặt
Chuyển khoản
Thẻ tín dụng
Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.
12. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.
13. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm.
Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử.
Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho Cơ Quan Thuế và được Cơ quan Thuế tiếp nhận (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.
14. Trường hợp Người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần?
Người bán hàng hóa được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ Điều 12: “Người mua, người bán được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán”.
15. Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không?
Chưa có quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn chuyển đổi.
16. Trường hợp Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt tin, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang Hóa đơn giấy của Hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
(Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng Cục Thuế, Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của BTC).
17. Nếu Hóa đơn đã xuất (đã lập và ký số) nếu có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?
Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng Mã Số Thuế. Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “… Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập Hóa đơn điều chỉnh”.
Trường hợp 2: Sai sót khác Điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:
1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
18. Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn điện tử có được không?
Căn cứ khoản 3 Điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC:
Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
19. Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với Khai Thuế qua mạng, Nộp Thuế điện tử khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp?
Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp. Tuy nhiên, chữ ký số này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế.
20. Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không ký số Hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?
Theo quy định tại Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên Hóa đơn điện tử phải có Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài Chính:
Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, PXK, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập Hóa đơn điện tử cho người mua, trên Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của Người mua.
Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên Hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.
21. Hóa đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết hóa đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến Cơ quan Thuế?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng Phương tiện điện tử. Do đó, Hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên Hóa đơn. (Công văn 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014).
Để biết Hóa đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan Thuế, Doanh nghiệp vào website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn của Ngành Thuế.
